بستن حساب های دائمی و موقت به معنی صفر کردن مانده هر حساب می باشد. این کار با بستانکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بدهکار و یا بدهکار کردن مانده نهایی حسابهای دارای مانده بستانکار طی اسناد حسابداری انجام می شود. حسابها را از نظر انتقال یا عدم انتقال مانده آنها به دوره مالی بعد ، به دو دسته تقسیم می کنند:
- حسابهای موقت: حسابهایی هستند که مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل نمی شود.
- حسابهای دائمی : حسابهایی هستند که مانده آنها به دوره مالی بعد منتقل می شود.
برای تهیه ترازنامه ابتدا باید حسابهای موقت بسته شوند.
دلایل بستن حساب ها
- محاسبه سود و زیان در پایان هرسال مالی و صفر نمودن آن در دوره جدید
- جلوگیری از حجیم شدن اطلاعات
اصلاح حساب با تعدیل سنواتی
حساب تعدیلات سنواتی یک ابزار خیلی خوب برای اصلاح حساب های موقتی است. این حساب ها معمولا از سال قبل جامانده اند و انقدر مهم هستند که باید تاثیرات آنها در سال جاری مشخص باشند. اما فقط تعدیل حسابها مهم نیست و انعکاس تاثیرات مالیاتی مهمتر است.از این رو حسابدار یک مجموعه در کنار اجرای تعدیلات سنواتی می بایست توانمندی انعکاس مالیاتی را نیز بخوبی بداند. هر تعدیلی در معاملات مانند خرید و فروش قطعاً در دیگر سامانه های مالیاتی به جز دفاتر تاثیر گذار خواهد بود.به عنوان مثال شما اگر فاکتور خرید سال قبل را در حسابهای سال جاری تعدیل کنید حتما می بایست در سامانه مالیات بر ارزش افزوده و صورت معاملات فصلی ویرایش بزنید.
حساب تعدیلات سنواتی (سود و زیان انباشته) طی دوره جاری می تواند بدهکار یا بستانکار گردد، مأمورین مالیاتی در زمان رسیدگی گردش حساب مذکور و مستندات مربوطه را اخذ و ضمن بررسی صحت محاسبات مربوط، با رعایت مقررات زیر اقدام می نمایند:
اقلام بدهکار حساب مذکور در صورتی که موجب کاهش درآمد مشمول مالیات ابرازی شده باشد، برگشت و به درآمد مشمول مالیات عملکرد مورد رسیدگی اضافه می گردد به استثنای موارد زیر:
- اقلام مربوط به هزینه های سنوات قبل (در صورت انطباق با مواد ۱۴۷ و ۱۴۸ قانون مالیاتهای مستقیم) ، مشروط بر اینکه مربوط به درآمدهای مشمول معافیت مالیاتی و یا مالیات مقطوع نبوده و یا درآمد مشمول مالیات سال مربوط از طریق علی الرأس تعیین نگردیده باشد. بدیهی است در صورتیکه بخش از درآمدهای سال مربوط معاف یا مشمول مالیات مقطوع بوده باشد هزینه ها به نسبت درآمدها با رعایت مقررات تسهیم می شود.
- اقلام مربوط به برگشت از فروش و تخفیفات و یا اصلاحات فروش براساس مستندات مربوط، مشروط بر اینکه مربوط به درآمدهای معاف یا مشمول مالیات مقطوع نباشد.
اقلام بستانکار حساب مذکور به استثنای موارد زیر به درآمد مشمول مالیات عملکرد سال مورد رسیدگی اضافه می گردد.
- اقلامی که توسط واحد مالیاتی به درآمد مشمول مالیات سنوات قبل اضافه شده است.
- درآمدهایی که در سنوات مربوط معاف از پرداخت مالیات بوده اند. (توجه خواهند داشت در مواردی که مبنای محاسبه معافیت درآمدهای ابرازی بوده است در این صورت به علت عدم ابراز در سال مربوط مشمول مالیات می باشد.)
- درآمدهای مشمول مالیات مقطوع. (در صورتی که مالیات متعلق به درآمدهای مذکور در اجرای مقررات قانونی مربوط مطالبه یا پرداخت نشده باشد با رعایت مقررات نسبت به مطالبه آن اقدام شود.)
- اقلام مربوط به برگشت هزینه هایی که مؤدی در دوره مربوط (سال شناسایی هزینه) مشمول معافیت یا مشمول مالیات به نرخ مقطوع بوده است.
در موارد زیر ممکن است دفاتر با چالش مواجه شود:
- اقلام بدهکار حساب تعدیلات سنواتی هیچ گونه تأثیری بر درآمد مشمول مالیات دوره مورد رسیدگی ندارد.
- اقلام بستانکار حساب تعدیلات سنواتی چنانچه مربوط به برگشت هزینه سنوات قبل بوده و در سال مربوط به عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی پذیرفته شده است، عیناً به درآمد مشمول مالیات سال مورد رسیدگی اضافه می شود.
- اقلام بستانکار حساب تعدیلات سنواتی که مربوط به حساب درآمد باشد، چنانچه در سال مربوط درآمد مشمول مالیات از طریق رسیدگی به دفاتر تعیین و هزینه های مرتبط با اقلام درآمدی مذکور در آن سال به عنوان هزینه قابل قبول مالیاتی پذیرفته شده است در این صورت کل درآمد منظور شده در بستانکار حساب تعدیلات سنواتی به درآمد مشمول مالیات سال مورد رسیدگی اضافه شود در غیر این صورت با اعمال ضریب نسبت به تعیین درآمد مشمول مالیات درآمد مورد نظر اقدام و به درآمد مشمول مالیات سال مورد رسیدگی اضافه میشود.
عملیات بستن حساب ها و موارد کنترلی قبل از آن
برخی از اقدامات مهم پایان سال مالی جهت تهیه تراز حسابداری صحیح و مطابق با واقعیت به شرح زیر است :
- بررسی فروش های شرکت و صورت حساب های صادره و اطمینان از ثبت همه آنها با توجه به شماره سریال صورت حساب ها .
- انجام مطابقت حساب ها با طرف حساب های شرکت .
- انجام انبار گردانی و تهیه صورت جلسه مناسب و تعیین کسر و اضافات انبار و انجام اصلاحات تراز. (در شرکت هایی که با موجودی کالا سر و کار دارند)
- محاسبه استهلاک (با توجه به بخشنامه 78/95/200 مورخ 1395/11/4 موضوع ماده 149 ق.م.م)
- انجام تسعیر ارز حساب های ارزی .
- کنترل مغایرت گیری های بانکی و اخذ تاییدیه از تنخواه داران.
- مطابقت گزارشات برون سازمانی (معاملات فصلی اظهار نامه های ارزش افزوده و لیست هاي حقوق و دستمزد بيمه و ماليات) با دفاتر شرکت و بررسی مغایرت های احتمالی.
- برآورد ذخیره هزینه ها و اطمینان از ثبت تمام هزینه ها در دوره مربوطه .
- محاسبه بهای تمام شده موجودي كالا و كالاي فروش رفته .
- بررسی تسهیلات بانکی و انجام ثبت‌های هزینه‌های مالی .
- اصلاح تتمه مانده حسابها ( مانند رند‌های قبوض مالیاتی )
- انجام طبقه بندی حسابها ( مانند یک کاسه کردن حساب ارزش افزوده )
- برآورد ذخیره مالیاتی عملکرد با توجه به درآمدهای معاف و مشمول و هزینه‌های غیر قابل قبول مالیاتی .
- ثبت اندوخته قانونی ( با توجه به مفاد ماده 140 و 238 اصلاحیه قانون تجارت )
زمان انجام عملیات “بستن حساب ها” در طی دوره مالی و پایان دوره مالی است. برای اجرای بستن حساب ها انجام سه مرحله الزامی است که عبارتند از:
مرحله اول
بستن مانده حساب ها بطور موقت و ایجاد سند افتتاحیه موقت به عنوان سند حسابداری شماره یک سال مالی بعد (قبل از تهیه صورتهای مالی)
مرحله دوم
قفل نمودن بخش صدور سند حسابداری درنرم افزار نظام نوین مالی درکل واحد جهت تحت کنترل داشتن صدور هرگونه سند حسابداری درسال قبل اعم از واحد و ستاد توسط مدیر امورمالی ( در هنگام تهیه صورتهای مالی )
مرحله سوم
نهائی کردن سند حسابداری “بستن مانده حساب ها” (پس از دریافت صورتهای مالی حسابرسی شده) نکته بسیار مهم : عملیات بستن مانده حساب ها ، فقط شامل اسناد حسابداری نهائی میباشد.
بستن حسابهای دائمی
ابتدا حسابهای دائمی که دارای مانده بدهکارند(مثل دارایی) بستانکار و معادل جمع آن به حساب تراز اختتامیه بستانکار می گردد.سپس حسابهایی که دارای مانده بستانکارند (مثل سرمایه وبدهی و ذخایر) به حساب تراز اختتامیه بدهکار می شود.
حسابهای موقت
حساب های موقت یا حساب سودوزیانی (درآمد و هزینه)حسابهایی هستند که از دوره قبل مانده نپذیرفته و به دوره بعد نیز انتقال نمی یابند. مانده این حسابها در ابتدای سال صفر بوده و در پایان سال مالی با بستن حسابها صفر می شود و فقط در طی دوره معتبرند. بنا به ماهیت حساب ها (مثلا حسابهایی با مانده بدهکار، بستانکار شده و خلاصه سودوزیان بدهکارمی شود) .حسابهای موقت در پایان دوره مالی به عنوان یک مبلغ بسته به ماهیت بدهکار یا بستانکار به سرمایه اضافه یا کسر می گردد.
مرحله اول :
لذا قبل از تهیه صورتهای مالی سال قبل ضروری است ، مانده حساب های مندرج در تراز آزمایشی بطور موقت در نرم افزار نظام نوین مالی بسته شده تا به موازات تهیه صورتهای مالی سال قبل ، امکان استفاده ازمانده حساب های سال یا سنوات قبل برای عملیات مالی سالجاری(۱۳xx) نیز فراهم باشد .
یادآوری می گردد در مرحله اول بستن مانده حساب ها ، امکان کنترل بخشی از موارد بطور سیستمی در نرم افزار نظام نوین مالی (ورژن جدید) پیش بینی شده است بطوریکه کنترل های مزبور در صورت انتخاب گزینه توسط کاربر ، بطور سیستمی اعمال خواهد شد و در صورت وجود اشکال ، نرم افزار مانع از بستن مانده حساب ها بطور موقت خواهد شد .
مرحله دوم :
با هماهنگی مدیریت امور مالی امکان صدور سند حسابداری برای سال مالی قبل بافعال نمودن دوره مالی وجود داشته و در صورت صدور هرگونه سند حسابداری در سال قبل با فعال کردن فیلد ” اختتامیه / افتتاحیه موقت “ سند بستن مانده حساب ها و صدور سند افتتاحیه سال جدید در نرم افزار نظام نوین مالی بطور اتوماتیک اصلاح می شوند.
مرحله سوم :
پس ازدریافت صورتهای مالی حسابرسی شده در صورت نهائی کردن سند حسابداری بستن مانده حساب ها ، (بافعال نمودن گزینه مربوطه) امکان صدور سند حسابداری درسال قبل دیگر وجود نخواهد داشت .
اجرای مرحله اول بستن حسابها
۱ ـ تائید تمام رسیدها ( نرخ گذاری، صدور سند حسابداری– شناسایی کد اعتبار ) در کلیه انبارها و نهایی کردن آنها و اعلام شماره آخرین سند
۱-۱ـ تاییدتمام رسیدها ازفیلد رسیدهای دریافتی ازواحدهای تابعه ونهایی کردن آنها
(نگهداری کالا ـ رسید ـ دریافتی ازواحد)
۲ ـ تائید تمام حواله های صادره و نهایی کردن آنها و اعلام شماره آخرین سند
۳ ـ تکمیل کارت اموال صادره در قسمت ( ویرایش و تکمیل کارت اموال ) و نهایی کردن دارایی ها
۴ ـ انبارگردانی کلیه انبارها طبق دستورالعمل ۵۱/۹۳۳۴۲ – ۱۳xx/12/7
۱-۴ـ تطبیق مقدار گردش ریالی انبار با ارقام ترازنامه
۲-۴ـ تطبیق مقدار ریالی گزارش اموال ( دارایی ها با ارقام ترازنامه)
۳-۴ـ فعال بودن آیکون نمایش سند در تمام ردیفهای کاردکس کالاها
۵ ـ صدور سند کسر و اضافات انبارها ناشی از شمارش کالا و رعایت ماده ۴۹ آئین نامه
۶ ـ ثبت سندهای حسابداری برای خدمات انجام گرفته مانند: کارانه ، اجاره ، انرژی ، پاداش بازنشستگی ، حقوق و مزایای پرسنلی و حق الزحمه ها و..
۱-۶- اگر بصورت هزینه قطعی باشد از سرفصل هزینه و بدهی های جاری استفاده شود.
۲-۶- اگر بصورت برآوردی باشد از سرفصل ذخیره هزینه های تحقق یافته پرداخت شده استفاده گردد.
۷ ـ ثبت درآمدهای تحقق یافته وصول شده و وصول نشده واحدها با سرفصل حسابهای دریافتنی ،رابط درامد، صندوق ،حساب بانکی غیرقابل برداشت ، درآمد ارسالی به ستاد و…
۱-۷- لیست حسابهای دریافتنی به تفکیک سازمانهای بیمه ای طرف قرارداد بانکها ، نیروهای مسلح ، کمیته امداد و… و بتاریخ ۱۳xx/12/28 تهیه گردد.
۸ – سود سپرده های دومنظوره پشتیبان دردرآمدهای غیرعملیاتی ثبت گردد.
