نحوه تحریر دفاتر قانونی حسابداری ( دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی ) را در چند گام زیر مرور کرده و سپس به ذکر چند نکته مهم در این رابطه می پردازیم:
گام اول : اقدامات مهم قبل از تحریر دفاتر قانونی
گام دوم : اقدامات حین تحریر دفاتر قانونی
گام سوم : اقدامات بعد از تحریر دفاتر قانونی
گام اول : اقدامات مهم قبل از تحریر دفاتر قانونی
در اولین گام بایستی با تکنیک های ذیل آشنا باشید :
نحوه تعدیلات سنواتی، محاسبات ثبتی سود و زیان در سند، بستن حسابهای موقت، نحوه استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار، تسلط کامل بر مانده گیری حساب ها طبق طبقه بندی استاندارد تمامی حساب ها، تسلط کامل برایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلندمدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده، محاسبات و صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال، استعلام طرف حساب های بدهکار و بستانکار و اخذ تاییدیه جهت تطابق. این اقدامات تخصصی در شرکت های حسابداری با کمک نیروهای خبره انجام می شود.
گام دوم : اقدامات حین تحریر دفاتر قانونی
مهمترین کار شما در این گام، ثبت کلیه رویدادها طبق گزارشات سیستم است. شما قبلا در مهلت مقرر دفاتر را دریافت کرده اید و در هر هفته با حوصله و دقت شروع به تحریر دفاتر می کنید. حالا با چندین بار مطالعه ایین نامه به همراه تمرین در دفتر چرک نویس و پیاده سازی کامل گام در مرحله اول باید مهمترین صورتهای مالی را هم طبق استانداردهای حسابداری بدست آورید. در این مرحله گام آخر انتخاب خودکار مناسب است که پیشنهاد می کنیم اگر برای اولین بار است که وارد دنیای تحریر دفاتر قانونی می شوید به هیچ عنوان از روان نویس و یا خودنویس استفاده نکنید و صرفاً از خودکارهایی که جوهر پس نمی دهند شروع کنید.
۱۰نکته تاثیر گذار در تحریر دفتر مشاغل( درآمد و هزینه)
هرگونه درآمد و هزینه، خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک و مالیات و عوارض ارزش افزوده حسب مورد و به ترتیب تاریخ وقوع می بایست با توجه به توضیحات ذیل در دفتر مشاغل ثبت شود و در صورتیکه متکی به اسناد و مدارک باشد مستندات مربوط، به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی مأموران مالیاتی قابل استفاده باشد، نگهداری شود.
ردیف : هر یک از معاملات موصوف میبایست در یک ردیف و با رویه یکسان ثبت شود. مودیان میتوانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند. مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد، مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند. جمع و ثبت معاملات مشمول و معاف از مالیات بر ارزش افزوده تحت یک شماره ردیف مجاز نمی باشد.
تاریخ : در این ستون، تاریخ معاملات در همان روز وقوع به ترتیب زمان وقوع و انجام درج می گردد.
شرح : در این ستـون شـرح مختصـری از فعالیت های انجام شـده در خصوص خریـد، هزینـه،درآمـد/ فروش، خریـد دارایـی های استهلاک پذیر، مـالیات و عــوارض ارزش افزوده خریــد/ هزینــه/ دارایـی و مـالیات بـر ارزش افزوده عرضه کالا/ ارائه خدمت درج می گردد.
مشخصات مدارک: عبارت است از مستندات معاملات انجام شده از قبیل صورتحساب فروش یا خریدکالا و خدمات، مدارک هزینه و اسناد مربوط به خرید و فروش دارایی که دفاتر برمبنای آن تنظیم و تحریر میگردد.
خرید : در این ستون قیمت خرید کالا و یا مواد مصرفی در تولید کالا و خدمات ثبت می شود.
هزینه : در این ستون کلیه هزینه هایی که منحصراً مربوط به تحصیل درآمد در دوره مالی مربوط باشد، تحت عناوین ذیل طبقه بندی می شود:هزینه های حقوق و دستمزد؛ اجاره محل؛ استهلاک داراییها؛ بیمه داراییها؛حمل و نقل؛ آب و برق و گاز و تلفن و سایر هزینه ها.
درآمد/ فروش: در این ستون فروش یا درآمد حاصل از خدمات انجام شده اعم از نقدی یا غیرنقدی (نسیه) ثبت می شود.
دارایی های استهلاک پذیر: در ایـن ستــون آن قسمـت از دارایـی ثـابت (از جمله ساختمـان، ماشیـن آلات، وسایط نقلیه،اثاثیه و نظایر آنها) که بر اثر استعمال یا گذشت زمان یا سایر عوامل، بدون توجه به تغییر قیمت ها ارزش آن تقلیل می یابد درج می شود. بطور مثال: چنانچه یک واحد کسبی، یخچال یا رایانه ای را جهت استفاده در آن واحد خریداری نماید با توجه به تاریخ خرید می بایست در این ستون درج نماید.
مالیات و عوارض بر ارزش افزوده خرید/ هزینه/ دارائی: در این ستون مالیات و عوارض ارزش افزوده پرداختی طبق صورتحساب خرید یاهزینه بلافاصله بعد از خرید کالا یا خدمت، یا هزینه مربوط ثبت می گردد.
مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به درآمد/فروش: در این ستون مالیات و عوارض بر ارزش افزوده متعلق به هنگام عرضه کالا یا ارائه خدمات بلافاصله بعد از آن ثبت می گردد.
تبصره۱- نظر به این که دفتر درآمد و هزینه برای مشاغل بند ب ماده ۶۹ ق.م.م تهیه شده است، ثبت طرف حساب معاملات از جمله بانک ضرورتی ندارد.
تبصره ۲- در مورد عودت و برگشت از خرید، فروش، هزینه و یا خرید و فروش دارایی، رویدادهای مالی مربوطه می بایست در همان ستون با قلم قرمز و به صورت جداگانه و منفی ثبت گردد.
تبصره ۳- نوشتن دفتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع می باشد.
تبصره ۴- دو ستــون آخـر مختص مؤدیـانـی است کــه مشمـول قانـون مالیات بــرارزش افزوده بوده و فراخوان گردیده اند.
تبصره۵- پرداختهای مرتبط با خرید کالا از جمله هزینه حمل و نقل در هزینه دوره ثبت، و موجودی کالایی پایان دوره بر اساس آخرین خریدهای انجام شده درجدول پیوست شماره ۲ منظور گردد.
گام سوم : اقدامات بعد از تحریر دفاتر قانونی
در گام آخر هم باید با برنامه ریزی روکش اسناد حسابداری قطعی شده را با ضمائم و پیوست کنترل کنید تا آماده مرتب سازی فیزیکی در زونکن های شماره دار شوند. همچنین قبل از ابلاغ کارشناس مالیاتی خود می توانید گزارشات فوق را کنترل و آماده کنید : تراز کل و معین چهار ستونی، گزارش موجودی انبار، زونکن صورت مغایرت بانکی ماهانه، گزارش بدهکاران ، گزارش بستانکاران به همراه آگهی های قابل توجه هیات مدیره می باشد.
نکات تحریر و نگهداری دفاتر قانونی(روزنامه و کل)
بر طبق ماده ۱۱- مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویداد های مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزینه ) باید ، هر گونه درآمد و هزینه و خرید و فروش و دارایی های قابل استهلاک خود را طبق مقررات این آیین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حساب ها از ماشین های الکتریکی و کارت های حساب استفاده شود .
تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتی که بعدا در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استاندارد های حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارایه شود ، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد شد .
بر طبق ماده ۱۲- مودیان مجاز به نگهداری دفتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند .مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر نوع و تعداد آنها را قید و اگر متکی به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نیز در ستون مزبور درج نمایند .
در صورتی که اقلام درآمد و هزینه خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد مودیان مذکور می بایست پس از ثبت موارد در دفتر مشاغل ، اسناد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی ماموران مالیاتی قابل استفاده باشد ، نگهداری نمایند .
بر طبق ماده ۱۳- در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود ، کلیه معاملات و سایر و رویداد های مالی و محاسباتی مربوط در موارد نگهداری دفاتر مشاغل ، درآمد و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز انجام ، حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد .
تبصره ۱- تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هرگاه انجام و ختم این گونه اعمال با توجه روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود ، فاصله بین تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد .
تبصره ۲- تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء استفاده نباشد تا ۱۵ روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات ۳نفری موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم مصوب ۳/۱۲/۶۶ و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد شد .
تبصره ۳- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضاء پلمپ و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید ثبت کند ، تاخیر ثبت عملیات در این مدت را در دفاتر جدید ثبت کند ، تاخیر ثبت عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
تبصره ۴- تاخیر ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود.
بر طبق ماده ۱۴- کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود .
بر طبق ماده ۱۵- موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری خود را خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، حداقل سالی یک بار ( تا قبل از بستن حساب ها) و در غیر اینصورت ماه به ماه در دفاتر مرکز موسسه ثبت کنند .
بر طبق ماده ۱۶- امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلمپ هیچگونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصره های ۳ و ۴ ماده ۱۳ این آیین نامه در مورد دفتر روزنامه یا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده ۱۴ این آیین نامه در مورد دفتر کل، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
بر طبق ماده ۱۷- مودیانی که از سیستم های الکترنیکی استفاده می نمایند، موظفند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترنیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده ۱۴ این آیین نامه به دفتر کل منتقل کنند ، علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آیین ها یا دستورالعمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم افزار های مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند.
