دفاتر قانونی در حسابداری
دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
دفاتر مالی(دفاتر حسابداری) به عنوان ابزار اصلی کار حسابداران، شامل کلیه اطلاعات مالی اعم از بدهکاری و بستانکاری به ترتیب وقوع است. دفاتر قانونی دو نوع هستند: دفاتر قانونی رسمی و دفاتر قانونی غیر رسمی
دفاتر قانونی رسمی و غیررسمی
دفاتر رسمی در حسابداری، دفاتری که بر اساس قانون الزام برای تهیه و تنظیم آنها وجود دارد. دفاتر رسمی در مجموع به دو «دفتر روزنامه» و «دفتر کل» تقسیم می شوند. دفاتر غیر رسمی در حسابداری، دفاتری که تهیه آنها الزامی نیست و برای آسان تر کردن و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها نگارش می شوند که «دفتر معین» از معروف ترین دفاتر غیر رسمی می باشد.
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات، دیون و دادوستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن ثبت نماید. (بر اساس ماده ۷ قانون تجارت ایران)
دفتر روزنامه باید دارای ستونهای مناسب برای انتقال اطلاعات سند حسابداری به آن باشد. بنابراین دفتر روزنامه باید حداقل دارای ستون‌هایی برای درج شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار هر رویداد باشد.
دفتر کل
دفتر کل بخشی از سیستم حسابداری است که جهت تهیه صورتهای مالی و ترازنامه به وجود آمده است. دفتر کل جهت ثبت عملیاتی که دارای بار مالی است، با فواصل بیشتری نسبت به فاصله ثبت رویدادها در دفتر روزنامه ایجاد شده است. به عنوان نمونه : حساب موجودی نقد (وجوه نقد) در یک سرفصل و از صفحه ۱ تا صفحه … نوشته شده است و ترتیب نگارش حسابها در دفتر نیز به همان ترتیبی است که حسابها در ترازنامه قرار می‌گیرند. در نهایت بایستی به ترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان‌پذیر باشد، نگارش شود.
دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلفه آن را تشخیص و جداکرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به‌طور خلاصه ثبت کند.(براساس ماده ۸ قانون تجارت)
دفتر کل دارای ۸ ستون می باشد :
- شماره ثبت در دفتر روزنامه
- تاریخ
- شرح
- عطف
- بدهکار
- بستانکار
- تشخیص
- مانده
است. بنابراین تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل در این است که : دفتر روزنامه بر اساس تاریخ رویداد و در هرروز تعداد معاملاتی که انجام می شوند ثبت می شود ولی دفتر کل برای هر رویداد یک صفحه جداگانه در نظر گرفته و بر اساس دفتر روزنامه ثبت می شود.
دفتر معین
در بعضی از موسسات ممکن است که نیاز به تهیه اطلاعات تفضیلی یا جزئیات بعضی از فعالیتهای مالی باشد. این گونه اطلاعات را نمی توان به آسانی از دفترکل استخراج نمود، در نتیجه از دفاتری که جنبه کمکی و فرعی دارند و به نام دفتر معین خوانده می شوند، استفاده می گردد.
دفتر معین برای تولید صورت های مالی اصلی از قبیل صورت سود، جریان وجوه نقد، و ترازنامه شرکت استفاده می شود. برخی از حساب های دفتر معین، سوابق خلاصه ای هستند که حساب های کنترل نامیده می شوند. جزئیات مربوط به پشتیبانی از هر حساب کنترل در خارج از دفتر حساب فرعی نگهداری می شود. به عنوان مثال، حساب های پرداختنی ممکن است یک حساب کنترل در دفتر کل باشد و دفتر حساب فرعی نیز شامل هر فعالیت فروشنده است. بنابراین براي هر حساب دفتر كل كه شامل حسابهاي جداكانه متعددي است دفتر معين نگهداري مي شود.
براي مثال اگر يك موسسه داراي ده حساب جاري در بانك باشد ممكن است از دفتر معين بانك استفاده كند كه در اين صورت حساب بانك در دفتر كل يك حساب كنترل خواهد بود. به عبارت ديگر وقتي لازم باشد كه تعداد زيادي حساب مشابه در دفتر كل افتتاح شود بهتر است براي تمامي اين حسابها يك حساب كنترل در دفتر كل افتتاح و هر يك از اين حسابها را به طور جداگانه در دفتر معين نگهداري كرد.
منابع :
