دفاتر قانونی در حسابداری

اگر با علم حسابداری آشنایی داشته باشید حتما می دانید که دفاتر قانونی در حسابداری کدام ها هستند. اگر با این دفاتر آشنایی ندارید، نگران نباشید چرا که چیزی را از دست نداده اید. ما در موسسه حسابداری حساب اندیش ایرانیان شما را با دفاتر قانونی در علم حسابداری آشنا خواهیم نمود.

حسابداری همانطور که از نام آن پیداست علم محاسبات داده ها، هزینه ها و درآمد های یک کسب و کار بوده که برای آگاهی از روند کسب و کار و اطلاع گزارشات مالی به مقام مافوق صورت می پذیرد. با ثبت داده ها در دفاتر حسابداری می توان از اوضاع مالی کسب و کار اطلاعات زیادی بدست آورد. همچنین برای محاسبه مالیات و ارسال گزارشات مالی به مامور تشخیص مالیات لازم است در دفاتر قانونی حسابداری اطلاعاتی ثبت گردد. زیرا افراد حقیقی و حقوقی بر اساس عملکرد و درآمد سالیانه خود مالیات پرداخت می نمایند.

علاوه بر موارد گفته شده جهت ارسال صورت معاملات فصلی و پرداخت مالیات بر ارزش افزوده نیز لازم است اطلاعاتی در دفاتر قانونی حسابداری ثبت گردد.

انواع دفاتر قانونی حسابداری

در حسابداری ما با 6 دفتر سروکار داریم که به شرح زیر می باشند:

• دفتر روزنامه

اولین دفتر حسابداری بوده و تمامی تراکنش های مالی، رویدادهای مالی باید در آن به طور مرتب و بر اساس تاریخ وقوع درج گردد.

این دفتر برای تاجران و کسب و کارها کاربرد داشته و تمامی داد و ستدها، خرید و فروش، دیون، برداشت وجوه از صندوق و هر رویداد مالی باید به ترتیب و بر حسب تاریخ ثبت شود.

در برگه های دفتر روزنامه چندین ستون با عناوین شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح خلاصه ای از رویدادهای مالی، بدهکار و بستانکار درج خواهد شد.

منظور از شرح خلاصه رویدادهای مالی این است که شما بابت چه چیزی هزینه کرده اید و بابت چه امری دریافتی داشته اید.

به هر کدام از این برگ ها یک سند حسابداری گفته می شود.

• دفتر کل

دفتر کل به دفتری می گویند که اطلاعات دفتر روزنامه در آن ثبت می گردد. دارای سه قسمت حساب های دارایی، حساب های بدهی و حساب های حقوق مالکانه می باشد. هر قسمت شماره گذاری شده تا روند شناسایی آسان گردد.

در این دفتر می توان حساب موجودی نقدی را مشاهده نمود و مورد محاسبه قرار داد.

با دو حساب دریافتنی و پرداختنی سروکار خواهید داشت که مطالبات از مشتریان را نشان خواهد داد و مطالب بدهی به طلبکاران نیز قابل تشخیص است. ساختارمندی این دفتر به گونه ای بوده که در سمت راست ستون بدهکاری ها قرار دادرد و در سمت چپ می توان بستانکاری ها را مشاهده نمود.

فرمی سه ستونه برای حساب ها دارد. شما می توانید باقی مانده حساب را پس از ثبت هر رویداد مالی محاسبه نموده و در دفتر کل درج نمایید.

برای ارسال اظهارنامه مالیاتی لازم است دفتر کل را نیز پلمپ نمایید.

• دفتر دارایی

به دفتری گفته می شود که شخص تاجر باید هر ساله صورت جامعی از کلیه دارایی های منقول و غیر منقول، دیون و مطالبات سال گذشته خود را به طور کامل و جزء به جزء ترتیب اثر دهد و موارد را در دفتر دارایی وارد نموده و در آخر امضا نماید. مدت زمان تهیه دفتر دارایی این تا پانزدهم فروردین سال بعد می باشد. ثبت در دفتر دارایی برای تاجران و کسانی که معاملاتی را انجام می دهند الزامی است. اما باید اشاره کرد که دفتر دارایی سند رسمی محسوب نمی شود.

• دفتر کپیه

این دفتر در حال حاضر مورد استفاده قرار نمی گیرد. در این دفتر کلیه مراسلات، مکاتبات، و انواع پیام های مربوط به صورت حساب های صادره به ترتیب تاریخ در آن درج می گردد. کسبه نیازی به پر کردن این دفتر ندارند. تاجران و معامله گران در گذشته از این دفتر استفاده می نمودند. در حال حاضر دفتر اندیکاتور جای خود را به دفتر کپیه داده است.

• دفتر معین

از دیگر دفاتر حسابداری دفتر معین بوده که اطلاعات حساب به همراه جزئیات آن در این دفتر درج می شود.

برای ذخیره اطلاعات ترازنامه و صورت سود و زیان کاربرد دارد. در دفتر معین همه موارد مالی شرکت حتی سودی که بابت سهام ها دریافت می نماید درج خواهد شد.

اگر کسب و کار دارای چندین شعبه باشد، تمامی دریافتی ها و پرداختی ها، هزینه ها، درآمد و هر چه که لازم باشد داخل دفتر معین تحریر خواهد گردید. به عبارت دیگر ستون فقرات سیستم مالی شرکت می باشد.

اما امروزه انواع نرم افزارهای حسابداری جای خود را به این دفاتر داده اند و ثبت اطلاعات در آن ها بسیار راحت تر از تحریر دفاتر می باشد.

• دفتر تفصیلی

• 

اهمیت استفاده از دفاتر قانونی در حسابداری

برای کاهش اشتباهات در حسابداری لازم است از دفاتر قانونی استفاده شود. همانطور که می دانید رویدادهای روزانه باید به طور کامل در دفتر ثبت گردد. با استفاده از دفاتر قانونی جلوی ثبت مکرر اطلاعات گرفته خواهد شد و از تکرار پرهیز می شود.

این دفاتر در حقیقت ابزار کار حسابدار محسوب می شوند و جنبه قانونی دارند. وقتی که بازرس مالیاتی برای بررسی میزان درآمد دقیق از شما مدرک معتبر می خواهد، شما باید این دفاتر را به همراه اطلاعاتی که در آن ثبت نموده اید به ممیز مالیاتی تحویل دهید.

در صورتی که نسبت به برگ تشخیص مالیات و میزان مالیات تعیین شده اعتراض داشته باشید، باید دفاتر قانونی ارائه کنید. اعتراض زمانی مورد بررسی قرار خواهد گرفت که شما دفاتر قانونی را پلمپ نموده باشید.

کلیه رویدادهای مالی ابتدا در اسناد حسابداری ثبت گردیده و سپس به داخل دفاتر حسابداری وارد می گردد.

یک کسب و کار باید از میزان بدهی ها و هزینه هایی که متقبل می گردد، آگاهی داشته باشد. این هزینه ها درآمدی که بدست می آورد، کسر گردیده و مابقی به عنوان سود باقی می ماند. مالیات بر درآمد اشخاص حقیقی و حقوقی نیز به سود تعلق خواهد گرفت. پس اهمیت استفاده از دفاتر حسابداری ایجاد بستری امن و قانون مند برای ثبت رویدادهای مالی با کمترین میزان خطا و اشتباه است.

دفاتر قانونی رسمی و غیر رسمی چیست

در حالت کلی دفاتر حسابداری به دو دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می شوند که هر یک از آن ها در یکی از این دو دسته جای می گیرند.

دفاتری که رسمی هستند قانونی بوده و هر کسب و کاری باید آن را داشته باشد. دفتر روزنامه و دفتر کل در این دسته جای می گیرند. به عنوان یک حسابدار واحد کسب و کاری باید حتما با این دو دفتر کار کنید.

دفاتر غیر رسمی به انواعی از دفاتر اطلاق می گردد که جنبه قانونی ندارند و تنها برای سهولت در امر حسابداری و تسریع بیشتر کارها مورد استفاده قرار می گیرند. دفتر معین در این دسته جای می گیرد.

در ماده 6 قانون تجارت از دفتر کپیه و دارایی نیز نام برده شده است ولی در حال حاضر دیگر مورد استفاده قرار نمی گیرد.

وقتی که بخواهیم در مورد یک رویداد حسابداری یا یک حساب شرحی ارائه دهیم از دفتر تفصیلی استفاده خواهیم کرد. دفتر تفصیلی نیز از دسته دفاتر غیر رسمی محسوب می گردد.

در حالت کلی دفتر روزنامه، کل و معین از اهمیت ویژه ای برخوردار است که شرکت خدمات حسابداری حساب اندیش ایرانیان کار تحریر دفاتر قانونی حسابداری را برای کلیه کسب و کارها انجام خواهد داد. شما می توانید در این خصوص مشاوره حسابداری از مجموعه ما دریافت نمایید.

پلمپ دفاتر قانونی

پلمپ دفاتر به این معناست که قبل از نوشتن اطلاعات در این دفاتر شما باید از اداره ثبت اسناد مجوز بگیرید. به عبارت دیگر نماینده اداره ثبت امضا خواهد نمود.

تمامی دفاتر مشمول این امر بوده و دفتر کپیه نیازی به اجازه از مراجع قانونی ندارد.

پس دقت فرمایید قبل از اینکه چیزی داخل دفاتر نوشته شود باید پلمپ گردد. قبل از پلمپ شما اجازه ندارید داخل دفاتر مواردی را وارد نموده و یا اصلاحاتی را انجام دهید.

شاید برایتان سوال پیش آمده باشد که چرا باید دفاتر پلمپ شوند؟ تسهیل در دریافت کارت بازرگانی برای آن دست از اشخاصی که در حوزه صادرات و واردات کالا مشغول به فعالیت می باشند.

همچنین برای ارسال اظهارنامه مالیاتی باید دفاتر پلمپ نمایید. البته اگر از قانون تبصره ماده 100 برای پرداخت مالیات استفاده می نمایید، نیازی به پلمپ دفاتر ندارید.

معایب عدم تنظیم دفاتر قانونی حسابداری

در صورتی که ممیز مالیاتی بخواهد جزئیات حساب را مورد بررسی قرار دهد و برای تشخیص صحیح درآمد اقدام نماید، باید دفاتر را مورد بررسی قرار دهد. اگر شما دفاتر پلمپ نکنید و اطلاعات مالی را در آن درج نکنید اداره مالیات شما را جریمه خواهد نمود. این جریمه نقدی می باشد. برای کسب و کارهای بزرگ و دارای شعب متعدد و حیطه فعالیت بسیار بالا لازم است تا دفاتر پلمپ گردد.

• جریمه پلمپ دفاتر جدا از جریمه مالیاتی بوده و برای کسانی که دفاتر قانونی را پلمپ نکنند جریمه پلمپ دفاتر + جریمه مالیاتی منظور خواهد گردید.
• عدم استفاده از انواع معافیت های مالیاتی در صورت پلمپ نکردن دفاتر قانونی
• پرداخت مالیات به صورت علی الراس در صورت عدم ارائه دفاتر قانونی و عدم پلمپ آن ها

برای جلوگیری از پرداخت مالیات علی الراس لازم است از مشاوره مالیاتی شرکت حساب اندیش ایرانیان بهره مند شوید.

رد دفاتر توسط کارشناس مالیاتی

عدم ارائه ترازنامه سود و زیان 20 درصد جریمه مالی برای مودیان در پی دارد. و در صورت رد دفاتر بنا به دلایلی دیگر حدود 10 درصد جریمه برای مودی منظور خواهد گردید. تحریر دفاتر قانونی باید مطابق با اصولی خاص نگارش شود که کارشناسان مالی و مالیاتی این کار را انجام خواهند داد. در صورتی که تقلب، گزارش مالی نامعتبر داخل دفاتر درج گردد دفاتر توسط ممیز مالیاتی رد خواهد شد.

همچین در صورتی که تناقضی در اطلاعات دفاتر حسابداری و نرم افزار حسابداری مشاهده گردید و مطابقت های لازم مالی وجود نداشت، رد دفاتر توسط کارشناس مالیاتی انجام خواهد شد و حتی ممکن است مورد جریمه مالی قرار گیرید. پس حتما به این مورد توجه نمایید.

سوالات متداول

در صورت استفاده از نرم افزارهای حسابداری آیا باز هم باید از دفاتر حسابداری استفاده کنیم؟

همه چیز بستگی به گروه بندی مالیاتی و سطوح درآمدی شما دارد. همچنین استفاده تمودن از تبصره یا ماده ای خاص در قانون مالیات های مستقیم این اجازه را به برخی مودیان خواهد داد تا دفاتر پلمپ ننمایند.

از رایج ترین اشتباهات دفتر نویسی حسابداری کدام مورد را می توان نام برد؟

در صورتی که سند حسابداری و یا یکی از آرتیکل های سند مرکب، مورد ثبت قرار نگرفته باشد.